Siin on vastused kõikidele korduma kippuvatele küsimustele

Kui turvaline on meie keskkond?

Hetkel on meie turvalisuse tase piisavalt hea Intuit Quickbooksi nõuetele vastamiseks. Andmete turvalisuse tõstmine ja turvaliselt hoidmine on üks meie igapäevane ning pikaajaline prioriteet.
a) kasutame https krüpteeritud ühendust andmete liigutamiseks;
b) kõik andmed asuvad Euroopa Liidus;
c) paroolid on salvestatud krüpteeritud kujul;
d) andmetele ligipääs toimub tokeniga;
e) kasutajate õiguste jaoks on ACL süsteem, mis võimaldab igaühel näha ainult enda poolt lisatud kviitungeid, ainult raamatupidajatel on võimalus näha kõiki ettevõttele esitatud kviitungeid.

Kas tšekkide digitaalne hoiustamine on Eesti Vabariigi seadustega lubatud?

Raamatupidamise seadus
2. Peatükk RAAMATUPIDAMISE KORRALDAMINE
(9) Algdokumenti on lubatud üle viia teise vormingusse või teisele teabekandjale, kui üleviimise käigus ei muudeta majandustehingut puudutavaid algdokumendi andmeid ning tagatakse algdokumendi vastavus seaduses sätestatud nõuetele. Sellisel juhul võib raamatupidamiskohustuslane säilitada üksnes muudetud vorminguga või teisel teabekandjal algdokumenti.

§ 12. Raamatupidamise dokumentide säilitamise kohustus
(5) Käesoleva paragrahvi lõigetes 1−4 nimetatud dokumente ja andmeid säilitatakse masintöödeldavalt. Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul. Dokumente ja andmeid võib säilitada muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kui raamatupidamiskohustuslasel ei ole dokumentide ja andmete masintöödeldavalt säilitamise võimalust ning selle võimaluse loomine nõuab temalt ebaproportsionaalselt suuri kulutusi või pingutusi.

Käibemaksuseadus (lühend – KMS)
§ 36. Maksukohustuslase ja piiratud maksukohustuslase kohustused arvestuse pidamisel
(4) Maksukohustuslane või piiratud maksukohustuslane võib valida arvete säilitamise koha ja viisi tingimusel, et ta teeb arved või arvetel säilitatava informatsiooni maksuhalduri soovil ning juhul, kui arvel kajastatud tehingult või toimingult arvestatud käibemaksu summa kuulub tasumisele teises liikmesriigis, ka teise liikmesriigi pädeva asutuse soovil viivitamata kättesaadavaks.

Kes peaks looma kasutaja pilvekeskkonnas, kas raamatupidaja või ettevõtja?

Meie süsteemil ei ole suurt erinevust, kas ettevõtte registreerib raamatupidaja või ettevõtja ise. Kui ettevõtja teeb seda ise, siis tuleks kindlasti anda raamatupidajale “Administraatori” õigused, et ka tema saaks ligipääsu ettevõtte kuludokumentidele. Tihti kipub olema ka nii, et ettevõtte juht võib jääda hätta sobiva integratsiooni valimisega.

Kuidas lisada raamatupidajale (või kellelegi teisele) juurdepääs minu ettevõtte kuludokumentidele?

  • Lisa  raamatupidaja emaili aadress Administraatorite alla ja vajuta “Saada kutse”.

 

  • Kui raamatupidaja kasutab Google kontot, siis saab ta kohe pärast emaili lisamist sisse logida vajutades nupule “Sign in with Google”, kui ta kasutab mõnda muud elektroonpostiteenusepakkujat, siis tuleb esialgu uus emaili aadress registreerida ja seejärel sisse logida.

 

Kas tsekk.ee-d on võimalik kasutada ilma ühegi integratsioonita/raamatupidamisprogrammita? Kuidas?

Jah. Pilve keskkonnas tuleks “Integratsiooni” alt valida lihtsalt “Midagi muud” → “Ei ole operaatorit”.

Aruande tegemiseks:

  1. Sorteeri “Esitaja” (teeb erinevad aruanded erinevatele inimestele) ja “Maksja” järgi (teeb erinevad aruanded olenevalt sellest, kas on makstud firma vahenditest või on maksnud eraisikuna ja soovitakse saada raha tagasi firmalt).
  2. Kui oled veendunud, et kõik vajalikud kuludokumendid on aruandes olemas, siis vajuta “Kinnita aruanne”.
  3. Lae alla pdf-id ja saada need raamatupidajale.

Milliste raamatupidamistarkvaradega on tsekk.ee-l olemas integratsioon?

Integratsioonid on olemas Erply Booksiga, Merit Aktivaga, E-arveldajaga ja Directoga. Meil on olemas ka integratsioonid operaatoritega: Fitek, Omniva, Telema ja Creditinfo. Kui Sinu ettevõte suudab võtta vastu e-arveid mõnelt operaatorilt, siis on võimalik kasutada meie teenust nii, et kõik kuludokumendid saadetakse automaatselt edasi teie raamatupidamistarkvarasse.

Kuidas töötab kuludokumentidelt informatsiooni tuvastamine või välja lugemine?

Tsekk.ee kasutab kolmeastmelist süsteemi tekstituvastuseks. Kui Sina teed äpiga tšekist pildi, loeb seda kõigepealt arvuti, kes loeb sellelt infot tehisintellekti abil (OCR ehk optiline tekstituvastus). Edasi liigub tšekist tehtud pilt digiteerijale, kes lisab puuduolevad andmed ja siis kontrollijale, kes vaatab tehtud töö üle ja vajadusel parandab seda.

Just seepärast jõuabki pilvekeskkonda kõigepealt osa infost (see, mille OCR välja luges) ning kuvatakse info, et tšekk on digiteerimisel. Kui ka inimesed on tšeki üle vaadanud, jõuab info automaatselt programmi. See juhtub 1 tööpäeva jooksul.

 

Kui pildistame arved sisse, kas Teie ettevõte kannab siis andmed pildifaili pealt sisse nii, et need oleksid raamatupidamisprogrammile arusaadavad?

Täpselt, me teeme nendest piltidest xml failid (digiarved või e-arved), need on masinloetavad ja enamik raamatupidasmisprogramme oskab e-arveid vastu võtta.

Kui kaua kulub aega, et kuludokument jõuaks raamatupidamistarkvarasse?

Kõik kuludokumendid digiteeritakse ühe tööpäeva jooksul ja pärast digiteerimist saadetakse nad edasi Teie valitud tarkvarasse. Tavaliselt liiguvad kuludokumendid edasi raamatupidamistarkvarasse üsna kiirelt, seega pärast pildistamist peaksid kuludokumendid jõudma raamatupidamistarkvarasse ühe tööpäeva jooksul.

Kui saadan teie keskkonna kaudu info Merit Aktivasse, kus siis kuludokumentide faile säilitama hakatakse?

Kõik pildid arhiveeritakse meie juures ja ka Merit Aktivas. See on hea, et kõik failid säilitatakse topelt.

Kas oleks võimalik ära registreerida mitu ettevõtet ja siis kuu lõpus saada ainult 1 arve?

Jah. Kõige rohkem kasutavad seda raamatupidamisbürood, kes pakuvad teenust korraga paljudele klientidele.

  • Valige “lisa ettevõte”;
  • Otsige ülesse õige ettevõte;
  • Eemaldage linnuke “Arve saaja on sama ettevõte”;

  • Valige juba registreeritud ettevõtete hulgast, kellele saadetakse tulevikus arve

Kuidas hakata kasutama tsekk.ee teenust?

  1. Kõigepealt minge lehele https://cloud.tsekk.ee;
  2. Kõige lihtsam on sisse logida Google kontoga (“sign in with Google”) / registreerida on võimalik ka kasutades mõnda teist emaili aadressi;
  3. Seejärel lisage ettevõtte nimi ja makseandmed;
  4. Seejärel valige integratsioon, mis sobib teie raamatupidamistarkvaraga;
  5. Nüüd tuleb installida äpp telefoni ning ettevõtte lisamisel kirjutada äppi täpselt sama ettevõtte nimi, mille kirjutasite pilvekeskkonda ja saabki hakata kviitungeid edastama.