Uue tarkvara valimine võib paljude ettevõtete jaoks olla keeruline protsess, ennekõike kõikide seotud riskide hindamine, samuti kõikide uue tarkvara kasutuselevõtuga seotud aspektide läbi kaalumine.

Kulude haldamise tarkvara puhul on asjalood veidi lihtsamad.

Ettevõtete jaoks on riskid suures osas maandatud – juhul kui midagi ebaõnnestub, on tagasipöördumine oma endisele süsteemile lihtne (näiteks Exceli põhisele). Samas on eluliselt oluline valida tarkvara, mida inimestel on mugav kasutada, kuna see puudutab sisuliselt kõiki töötajaid.
Samuti võimaldab õige tarkvara valik oluliselt vähendada tööaega, mida ettevõte kulutab kuludokumentide haldusele ning suurendada selle arvelt produktiivsust.

Niisiis – kuidas valida enda ettevõtte jaoks parimat tarkvara?

Kuigi esmapilgul võib tunduda lihtsalt testima hakkamine parim lahendust, kuid sellisel juhul eirame ühte kõige olulisemalt sammu kogu protsessis – nõuete koondamist. Seega enne, kui asute erinevaid lahendusi uurima, suhelge inimestega oma organisatsioonis ning uurige neilt, mida nemad sellise lahenduse puhul oluliseks peavad. Loomulikult suhtlete selles protsessis oma finantsosakonnaga, kuid samaväärselt oluline on rääkida ka nende töötajatega, kes kulusid esitavad ning juhtidega, kes neid heaks kiidavad. Samuti on olulisteks partneriteks teie personali- ja IT-osakonnad – seda just lähtuvalt andmekaitsest, turvalisusest ja privaatsusest.

Selliselt ülesehitatud protsess aitab Teil luua nimekirja erinevatest nõuetest uuele süsteemile ning ühtlasi aitab kaasa selle probleemideta vastuvõtule organisatsiooni poolt.

Küsimused, mida peaksite küsima

Kui sisend organisatsioonilt on kogutud, peaks Teil olema selge pilt sellest, mida uue süsteemi juurutamisega saavutada soovite. Te peaksite olema võimelised vastama küsimustele nagu näiteks:

  1. Millised kasutuselevõetava lahenduse omadused aitavad mul positiivselt mõjutada kogu protsessi?
  2. Kas oleme valmis oma olemasolevaid protsesse ümbermõtlema?
  3. Milliseid integratsioonivõimalusi olemasolevate süsteemidega peaks uus süsteem pakkuma?

Küsimused nagu need, aitavad Teil koostada nimekirja kohustuslikest nõuetest ning samas aitavad Teil välja selgitada, kas Teie organisatsioon on sedalaadi innovatsiooniks valmisKaasates oma IT-osakonda planeerimise algusfaasis aitab see Teid ühtlasi ka nö. “suure pildi” koostamisel erinevates tehnilistest nõuetest lähtuvalt.

Planeerige tulevikku silmas pidades

Tehnoloogia areneb pidevalt ning samuti peaks arenema ka teie kasutusele võetav tarkvara.

Valdkonna professionaalid on juba pikemalt rääkinud on-premise (n.ö. mitte pilves olev tarkvara) lahenduste aeglasest surmast.
Ettevõtete vajadused ning nõudmised arenevad kiiresti ning selleks, et nendega kaasas käia, tuleb selle arenguga kaasas käia. Seda aga on-premise lahendused alatihti ei võimalda.

“Kui täna on tarkvara sobivus mobiilsete protsessidega absoluutne nõue, siis on homme selleks tehisintellekti kasutamine ning sellele järgneval päeval ei räägi me suure tõenäosusega enam üldse füüsiliste seadmete kasutamisest.”

Kõikide nende arengutega kaasaskäimine on saavutatav ainult agiilsete, innovatiivsete ettevõtete kaasabil, kelle visiooniks on pidev tootearendus ning parimate tarkvaraplatvormide pakkumine oma klientidele.
Seetõttu peaks Teie pakutav lahendus olema kindlasti skaleeritav (kiiresti kasvav) ning võimaldama selle arendamist viisil, mis vastab nii tänastele nõudmistele kui ka Teie nõudmistele 5 aasta pärast.

Esitage oma protsessidele väljakutse

Kulude haldamisele keskendutakse tavaliselt ainult siis, kui ettevõtte eesmärgiks on kulusid kokku hoida. Kuigi hüvitamisele kuuluvate kulude piirmäära alandamine võib küll aidata Teil kulusid kokku hoida, tekitab see Teie töötajates palju pahameelt.

Samas on üks oluliselt lihtsam võte, kuidas saate üheltpoolt raha kokku hoida, samas oma produktiivsust tõstes – esitage oma protsessidele väljakutse. Miks me jamame kuluaruannetega? Miks teostame kuludokumentidele käsitsi kontrolli? Kas kontrolli on võimalik automatiseerida?

Selliste küsimuste küsimine aitab Teil otsida ja leida paremaid lahendusi.

Kuluaruannetest loobumine üksi aitab juba säästa märkimisväärselt aega. Töötajad saavad reaal-ajas oma tšekid üles pildistada, võimaldades raamatupidamisel sisuliselt koheselt saada ülevaadet kulutuste hetkeseisust ning prognoosida käibe muutusi.

Samuti võimaldab õige kulude haldamise lahenduse kasutusele võtt tagada, et Teie ettevõtte erinevad poliitikad ja põhimõtted on integreeritud kulude halduse protsessi ning kõik mittevastavused poliitikatega ilmnevad kohe kulude sisestamisel.

Loodame, et need väikesed juhised aitavad astuda Teil oma kulude halduse protsessi ümbervaatamiseks vajalikud esimesed sammud.

Teie Tšekk.ee